Ein PM Camp ist immer für Überraschungen gut – dennoch möchten wir Euch heute schon einmal einen kleinen Ausblick darauf geben, welches Thema Hauke Thun, Gründer und Geschäftsführer unseres Sponsors HOUSE of PM GmbH, als Session anbieten könnte. Ein Gastbeitrag. Wir freuen uns auf eine spannende Diskussion!

Ist hybrides Projektmanagement die Antwort auf komplexe Projekte?

Hybrides Projektmanagement verknüpft klassische und agile PM-Methoden und ermöglicht so einen flexibleren Umgang mit sich ändernden Anforderungen bei strukturierter Planung und Steuerung

Angesichts des wachsenden Gewichts von komplexen Großprojekten in der Wirtschaft kommt einem effizienten Projektmanagement (PM) zunehmende Bedeutung zu. Nicht nur in traditionell PM-affinen Branchen wie zum Beispiel Maschinenbau, Flug- und Fahrzeugbau sowie IT, sondern auch in Forschung, Bildung, Gesundheitswesen, Kultur, Sport, Öffentliche Verwaltung und Politik steigt der Anteil an professioneller Projektarbeit rapide an. Die Praxis zeigt dabei deutlich: Um zunehmend von Internationalisierung und virtuellen Projektteams geprägte, komplexe Projekte mit hohem Erfolgsdruck erfolgreich abzuschließen, sind neue, pragmatische Ansätze erforderlich. Eine rigide Festlegung auf vorgegebene Standards im Projektmanagement fügt kritischen Projekten oft mehr Schaden zu und schneidet ihnen so erfahrungsgemäß die ohnehin schon dünne Luft ab.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Einbettung agiler Projektteams in die klassische Projektmanagementorganisation insbesondere bei komplexen Projekten gute Erfolge erzielt. Typisch ist das beispielsweise bei Produktneuentwicklungen, bei denen die organisatorische und sachliche Komplexität von Projekten zunimmt, wenn es die Projetteams mit einer großen Anzahl schnell ändernder Komponenten und Anforderungen zu tun haben. Hier bietet das hybride PM gerade für Neuentwicklungen in dynamischen Wettbewerbsumfeldern, die eine kurze Time-to-Market erfordern und gleichzeitig bei Projektbeginn noch unscharf definiert sind, passende Antworten.

Doppelt hält besser

Das liegt vor allem daran, dass ein guter Umgang mit Anforderungsänderungen auf Basis einer klaren Rollenverteilung und transparenten Gliederung des Projekts in planbare Elemente die Königsdisziplin von hybridem PM ist. Hier spielt das agile PM seine Stärken im Changemanagement gegenüber der Klassik aus. Gepaart mit klaren Strukturvorgaben aus der klassischen Projektstartphase lässt sich so der „Projekt-Elefant“ in kleine Stücke zerlegen und in kurzen Intervallen immer wieder an neue Anforderungen anpassen.

Auch im Risikomanagement kann das Selbstverständnis der agilen Herangehensweisen einen offeneren Umgang mit vorhersehbaren und unvorhersehbaren Projekthindernissen befeuern. Die direkte mündliche Kommunikation zwischen den Projektteams kann etwa durch „Project Speed Dating“ angeregt werden, einem Format, bei dem der direkte Austausch zwischen den Vertretern einzelner Teilprojekte gefördert wird. Als Leitlinie für die Gespräche werden Fragen vorgegeben, z.B. „Wer benötigt was von wem?“ und „Welche Risiken werden in dieser Schnittstelle gesehen?“. Das ermöglicht auf unkomplizierte Weise, Schnittstellen und Abhängigkeiten in und zwischen den Projekten zu identifizieren und die darin liegenden Chancen und Risiken zu erkennen.

Agiles Vorgehen ist meistens nur in Teilbereichen des Unternehmens möglich

In den meisten Fällen ist ein agiles Vorgehen nur in Teilbereichen des Unternehmens möglich. Gerade in stark reglementierten Unternehmensumfeldern, zum Beispiel durch branchenübliche Standards und Vorschriften oder rechtliche Rahmenbedingungen, sind klassische PM-Prozesse und Dokumentationen nach wie vor notwendig. Gesetzliche Bestimmungen (z.B. SOX, Basel II) können darüber hinaus den Einsatz von Business-Management-Systemen mit umfassenden Controlling-Daten erfordern. Hier ist aus Gesamtprojektsicht eine Alternative zum Wasserfallmodell schwierig.

Hybrides PM begegnet diesen Anforderungen mit Pragmatismus. So können agile Methoden zuerst in den Entwicklungsteams eingeführt werden. Kommunikation zum Management, Infrastruktur- und Lieferantenmanagement sowie das Finanzmanagement können gleichzeitig weiterhin „klassisch“ erfolgen. Und während so beispielsweise die Linienfunktionen Marketing und Business Development nach klassischen Methoden an der Entwicklung von Business Cases, Roadmaps und Marktanalysen weiterarbeiten, erfolgt die Entwicklung neuer Produktkategorien in Zusammenarbeit mit dem Produktmanagement komplett agil. So vereint hybrides PM das Beste von zwei Welten. Es kombiniert die Stärken von agilem PM im Changemanagement, in der übergreifenden Kommunikation und der Selbstorganisation von Teams mit der guten Strukturierung des Projekts, einer klaren Rollen- und Verantwortlichkeitsdefinition und einer transparenten, quantitativ orientierten Fortschrittsmessung, die für das klassische PM maßgeblich sind.

Neues Rollenverständnis in Unternehmen erforderlich

Dieser Mix aus Projektmanagement-Philosophien ist ein sanfter Türöffner. Individuell an die Anforderungen jedes Unternehmens angepasst, begleitet hybrides PM die Integration des agilen Führungsprinzips in die klassisch geprägte Organisation und verankert ein neues Rollenverständnis in den Unternehmen, das stärker auf Selbstverantwortung aufbaut. Ganz klar: Der Fokus auf Delegation, den hybride Methoden auch mit sich bringen, erfordert einen Wandel im Verständnis von Verantwortungsbereichen und Entscheidungsprozessen. Durch starke Kommunikations- und Austauschprozesse schafft hybrides PM mehr Transparenz, Freiräume für die Selbstorganisation und Entscheidungskompetenz der operativen Teams.

Hauke Thun, HOUSE of PM – Hamburg, im August 2015

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